Automatización

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En general todas las actividades que desarrolla una persona dentro de una organización tienen como soporte un proceso, que puede o no estar formalizado, pero que nos indica cómo fluye la información dentro de la misma.  La “automatización” de procesos administrativos es la utilización de sistemas buscando hacer más fácil, efectivo y eficiente el funcionamiento de dicho proceso y por ende la obtención y la mejora en los resultados.

La automatización de un proceso corresponde a la implementación de una tecnología para apoyar la realización de las actividades. Dicha automatización puede llevarse a cabo cuando existe un proceso en el que participan varias personas con tareas y actividades bien definidas, que deben ser realizadas en un orden específico y que típicamente se apoyan en documentos, información que ingresa, se crea y/o se transforma.

Cuando esos procesos están definidos y se tiene claro qué personas, de qué áreas y qué actividades deben desarrollar dentro del proceso;  cuando se sabe qué información ingresa, se transforma y se entrega al final de éste, se habla de un sistema y es en este momento cuando se puede pensar en automatizar.

Los procesos en las empresas están compuestos por aquellos que generan información estructurada que es la que se administra y soporta en sistemas transaccionales como contabilidad, compras, facturación, inventarios, etc., así como en procesos que se apoyan en información no estructurada, que se administran y apoyan en documentos externos, en correos electrónicos, en hojas de cálculo y procesadores de texto. Estudios estiman que solo el 20% de la información de una empresa es estructurada y el 80% o más es la que se considera no estructurada.

La automatización de procesos administrativos normalmente empieza por sistematizar la información estructurada, generalmente mediante software que atienden los procesos que se desarrollan y,  en una segunda fase,  se complementa con la automatización de procesos de información no estructurada, que se logra por la integración de herramientas como puede ser el uso de correo electrónico, hojas de cálculo, procesador de palabras, etc.

Con implementación de soluciones de productividad, la empresa se enfrenta a retos significativos frente a la formalización de procesos y procedimientos, a la definición de flujos de información y en generar una estructura organizacional adecuada para soportar el negocio.

En definitiva, contar con la tecnología y con el adecuado equilibrio entre los dos tipos de automatización de procesos de información, asegurará una buena gestión dentro de la empresa e impulsará su crecimiento.

Las recientes innovaciones realizadas a la automatización del flujo de trabajo para las diversas áreas de los negocios han hecho posible que aumente el valor que se puede esperar de la tecnología digital. Y el caso de los seguros no es la excepción.

Los seguros, independientemente del tipo que sean, involucran una gran cantidad de trabajo, desde que se abre el expediente hasta que termina el incidente o se cierra la póliza, según sea el caso. Por eso, poder automatizar todo el volumen de trabajo involucrado en cada una de las reclamaciones es de suma importancia para los tasadores y, por ende, para las compañías aseguradoras.

En este sentido, hay compañías en el mercado que ofrecen soluciones, con las cuales los agentes de seguro podrán, entre otros beneficios, acelerar todo el proceso de captura, categorización y uso de la información confidencial, a fin de tomar decisiones eficaces en tiempo real.

Cristina Cordovilla, Research Consultant.